How to : range ses documents administratifs ?
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How to : ranger ses documents administratifs ?

Plus je grandis, plus je regrette d’avoir clamé haut et fort mon envie d’indépendance. Pour moi indépendance, rimait avec liberté, carte bleue, voiture, enfin une vie sans et loin des parents. Mais si je savais… Qu’est-ce que nos parents devaient rire en nous voyant (ré)agir de la sorte ! Ils savaient que nous allions, tôt ou tard, devoir payer des factures, faire les courses et gérer les documents administratifs. Alala ses fameux documents que l’on reçoit pour tout et pour rien et que l’on doit garder. Vive le monde des adultes. Heureusement pour moi, ma mère m’a mise au pied du mur assez tôt. J’ai donc voulu venir en aide aux personnes totalement perdues et débordées par ses papiers. Je vous rassure, ranger ses documents n’est pas si compliqué.

Trouver l’organisation qui vous convient

Cette première étape cogite à répondre à la question suivant : Comment ranger ? Il y a, selon moi 3 types d’organisation :

Tout mettre ensemble. 

Avec ce type d’organisation, l’ensemble de vos documents sont réunis à un  seul et même endroit. Je recommande cette méthode aux étudiants. A cette période de la vie, nous ne sommes pas encore envahi par le courrier. Un gros classeur suffit pour y ranger l’ensemble de nos documents.

Par expéditeur.

Pour ce type d’organisation, les documents sont regroupés par expéditeur. Et chaque expéditeur possède son propre support.

Par catégories puis par expéditeur

Quelques exemples de catégories :

  • Vous : Acte de naissance, photocopie carte d’identité et passeport, JDC
  • Maison : quittance de loyer,  factures d’eau et d’électricité, contrat d’assurance habitation, etc.
  • Finance : relevé bancaire, RIB
  • Scolarité : certificat de scolarité, feuille de convocation examen, diplôme, relevé de note, assurance
  • Emploi : contrat de travail, bulletin de salaire, autres documents à conserver
  • Enfant : acte de naissance, certificat de scolarité, CAF, photocopie passeport et carte d’identité
  • Assurance : facture pour la garantie d’un bien
  • Etat : fiche des impôts
  • Business : Identité de l’entreprise (numéro tiret, numéro TVA), déclaration Chiffre d’affaire, relevé cotisation sociale

Une fois la répartition par catégorie, celle-ci est organisée en fonction des expéditeurs. Ici, une catégorie correspond à un support.

Choisir un support

Cette seconde étape, répond à la question : Où ranger ?

En ce qui concerne les supports il en existe plusieurs. Il y a : les classeurs, les trieurs, les porte-vues, les pochettes (chemises), et l’utilisation du numérique. Chacun d’entre eux présentent des avantages et des inconvénients. Personnellement, je trouve que l’on ne peut pas construire d’organisation autour de pochettes et de trieurs. Par contre, ces supports sont beaucoup adaptés pour le transport de document lors de rendez-vous. Il en est de même pour le numérique. l’accès aux documents n’est pas sûr à 100%. Il suffit qu’un virus traîne dans le coin ou d’une mauvaise manipulation et hope, tout disparaît.

Pour le classeur : utilisez des pochettes plastiques et des intercalaires. Évitez de perforer vos feuilles.
Pour le porte vue : prenez en un avec plusieurs vues.
Pour le numérique : il faudrait avoir un accès direct, illimité et sécurisé.

Voici quelques idées de combinaison :

  1. Tout mettre ensemble : classeur, trieur, le numérique
  2. Séparer par secteur : classeur, trieur, porte-vues
  3. Tout séparer : classeur

N’oubliez pas d’identifier clairement les supports et les intercalaires (si vous utilisez un classeur) afin de faciliter vos recherches mais aussi celles des membres de la famille.

Classer les documents

Cette troisième étape nous dit dans quel ordre ranger. 

Maintenant que vous avez trouvé les supports appropriés à vos besoins ainsi que l’organisation des documents, il va falloir les repartir et les classer. L’idéal serait de les ranger par ordre chronologique décroissant, c’est-dire, du plus récent au plus ancien. Je vous conseille de bien marquez les années pour une cherche plus rapide. Cela vous évitera de vous arrêtez à chaque document.

Si vous avez la possibilité d’individualiser le classement lorsque vous utilisez des pochettes plastiques ou un porte document, faites-le. Evitez de fourrer plusieurs documents dans une même pochette. Ce conseil est dans une optique de simplification et d’efficacité.

Trouver une place

Et la dernière étape, répond à la question : Où mettre ?

Je vous conseillerais de trouver un endroit où seul les personnes de la maison ont (le droit d’)accès. Ou un mot de passe peu évidant auquel on ne pensera pas facilement, si vous sauvegardez vos documents sur ordinateur. Évitons toutes surprises désagréables. Vaut mieux prévenir que guérir.

Cela vous paraît plus évident maintenant ? Je vous assure, organiser vos documents de façon intelligente est un gain de temps énorme.  Vous avez un rendez-vous et on vous demande d’apporter votre relevé bancaire de novembre 2013, no problemo. Désormais, vous savez où chercher. Plus besoin de paniquer et de sortir vos documents en vrac.

Et toi, comment organises-tu tes documents administratifs ? Est-ce un plaisir pour toi ou une corvée ?

Kennedy

14 Comments

  • Mimelia DC

    Ah moi je suis contente de l’indépendance, l rangement des papiers, faire les courses, etc. ça ne me dérange pas ^^ Payer les factures non plus même si évidemment je préférerais garder l’argent pour autre chose haha
    Moi j’ai une étagère dans un meuble réservée pour tous ces documents et un dossier sur mon disque dur externe pour tout ce qui est numérique. Et sur mon étagère c’est ranger dans des fardes à rabats et des trieurs, tout est classé selon le job, le logement, l’administration concernée (papiers d’assurance maladie par exemple, etc.) 🙂

    • Kennedy

      J’avoue qu’en soit, c’est la preuve que l’on assume nos responsabilités et que nous sommes prêts à prendre notre vie en main !
      Ah oui, tu es du genre à séparer tous tes documents. Je pense aussi opter pour ce type d’organisation lorsque j’aurai plus de documents à ranger. Mais pour l’instant, je me contente d’un classeur.

  • Le quotidien d'Emmanuelle

    Je suis d’accord avec toi, le numérique a des avantages mais pour les documents administratifs je ne trouve pas que ce soit l’outil le plus pratique (nécessité d’une connexion, d’un appareil), ni le plus fiable (effectivement, si un problème sur l’ordinateur ou sur internet apparaît, risque de tout perdre). Merci pour ces étapes que tu partages dans ton article ! Il va justement falloir que je fasse le tri dans mon classement des papiers administratifs.

  • jessicachainebeautetmode

    Sympa les petits conseil pour ma part c’est par catégories dans des feuilles de couleurs avec des trombone mais tout dans la même pochette et à la même place :p Mais j’imagine que quand j’aurai plus de papier ca fera beaucoup :p

  • Justyne Blog

    Coucou,
    je reviens commenter un article de ton blog 🙂 que j’apprécie beaucoup au passage. Très épuré et joliment présenté dans les articles.
    L’organisation, l’administratif ça me connaît, je vais sûrement y passer les 40/50 prochaines années. Déjà ce qui est bon à rappeler c’est que certains papiers ne sont pas à garder définitivement, je pense notamment à des garanties d’appareils ou bien des factures d’opérateurs d’une ancienne adresse etc. Mais y a des choses qu’il faut garder et ce pendant très très longtemps. Ce lien https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134 liste tous les documents et la durée de conservation.

    Y a beaucoup de façon de faire. Mes parents ont plusieurs classeurs par Types de papier, et c’est classé du plus récent au plus ancien. De mon côté, je n’en ai pas tellement alors je fais tout par numérique. J’ai commencé à scanner les documents de mes parents aussi pour avoir tout en main. Sinon mes papiers sont dans un trieur pour les factures de garantie que je me suis amusée à classer par ordre alphabétique des expéditeurs. Puis comme souvent de fois, les tickets de caisse s’effacent, j’en garde une copie dans un dossier sur mon disque dur et j’ai appliqué un système de « nommage » des fichiers qui est très important pour pouvoir rechercher plus facilement. Quand ce n’est plus garantie = destructeur ou au feu ^^. Pour le reste de mes papiers, j’ai un gros classeur avec plusieurs « page d’intercalaires » (c’est des feuilles blanches dans pochettes transparentes) j’ai séparé mes cours du collège/lycée (bulletin de note, convocation d’examens) des diplômes, photos de classe, convention de stages. La plupart des documents que j’ai dedans, je les perforent et hop vite ranger ^^. Par contre, pour « Pôle Emploi » j’ai un dossier de présentation (acheté à Hema) pour y glisser mes feuilles, c’est plus pratique à transporter pour les RDV.
    Après, il faut tester plusieurs façons de faire. Ma grand-mère pour payer ses factures, avait autant d’enveloppe que d’organisme, ça lui permettait de gérer ses dépenses. 🙂
    A bientôt 🙂

    • Kennedy

      Merci beaucoup Justyne ! Heureuse que mon blog te plaise
      L’organisation est la clé pour une vie meilleure ! Le lien que tu as laissé est très utile
      J’aime beaucoup l’idée de classer ses factures en fonction des expéditeurs par ordre alphabétique.. Une idée que je vais copier !
      J’espère que les personnes qui liront mon article après toi prendront le temps de lire ton commentaire. Il peut en aider plus d’un !
      Mille bisous

      • Justyne Blog

        Avec plaisir 🙂
        Je t’avoue qu’en ce moment, c’est mes cours que j’essaie de classé et je n’arrive pas à trouver un bon moyen pour prendre mes notes et avoir tout à porter de main. En même pas 1 an, j’ai changé plusieurs fois de système, surement parce que j’aime le changement ? je n’en sais trop rien.. Si tu as des suggestions je suis preneuse haha.
        A bientôt & bisous à toi

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