Comment ranger ses documents administratifs ?

Indépendance. Plus je grandis, plus je regrette d’avoir clamé haut et fort mon envie d’indépendance. Pour moi indépendance, rimait avec liberté, carte bleue, voiture, enfin une vie sans et loin des parents. Mais si je savais… Qu’est-ce que nos parents devaient rire en nous voyant (ré)agir de la sorte ! Ils savaient que nous allions, tôt ou tard, devoir payer des factures, faire les courses et gérer les documents administratifs. Alala ses fameux documents que l’on reçoit pour tout et pour rien et que l’on doit garder. Vive le monde des adultes. Heureusement pour moi, ma mère m’a mise au pied du mur assez tôt et que j’ai encore une petite année devant moi avant d’y rentrer pleinement. J’ai donc voulu venir en aide aux personnes totalement perdues et débordées par ses papiers. Je vous assure ranger ses documents n’est pas si compliqué.

  • Trouver l’organisation qui vous convient

J’ai trouvé 3 types d’organisation. La première idée est de tout mettre ensemble. Cela nécessite l’utilisation que d’un seul support, ce qui peut être pratique, mais qui pourrait doubler de volume en peu de temps. Il y a ensuite la séparation par secteur. Pour cette organisation il y aurait besoin de 3 à 4 supports afin de bien départager les documents (ex : un support différent pour tout ce qui concerne la scolarité, les assurances, les factures et les relevés bancaires). Et la dernière idée consiste à absolument tout séparer, non pas par secteur mais par expéditeur. Pour cela, vous aurez besoin d’autant de supports que d’expéditeur.

  • Choisir un support

En ce qui concerne les supports il en existe pas mal. Il y a : les classeurs, les trieurs, les porte-vues, les portes-documents, et l’utilisation du numérique. Dans la liste que je vous ai faite, il y a 2 supports que je trouve peu approprié. Lesquels et pourquoi ? Je trouve qu’il est difficile de s’y retrouver dans un porte document, parce qu’il s’agit d’une pochette sans séparation et je pense que le porte-documents (la chemise) serait plus adapté pour transporter les documents lors de rendez-vous et réunion mais pas pour créer une organisation. Et il y a aussi le numérique, l’accès aux documents n’est pas sûr à 100%. Il suffit qu’un virus traîne dans le coin ou d’une mauvaise manipulation et hope, tout disparaît. Même si les nouvelles technologies ont certains avantages, il faut aussi mettre en évidence les inconvénients.

Pour le classeur : utilisez des pochettes plastiques et des intercalaires. Évitez de perforer vos feuilles.
Avec un trieur : faites attention à ne pas trop le surcharger
Pour le porte vue : prenez en un qui a plusieurs vues, histoire d’en utiliser le moins possible
Pour le numérique : il faudrait y avoir un accès direct où que vous soyez

J’ai voulu faire un petit tableau tout beau-tout propre afin de vous montrer quelques types de supports utiliser en fonction de l’organisation qui vous correspond, mais la qualité n’était pas type-top alors j’ai abandonné..

Voici quelques idées de combinaison :

  1. Tout mettre ensemble : classeur, trieur, le numérique
  2. Séparer par secteur : classeur, trieur, porte-vues
  3. Tout séparer : classeur

Vous pouvez utiliser plusieurs supports si vous le souhaitez. Si votre organisation vous semble logique et que vous vous y retrouvez, tout est possible.

  • Classer les documents

Maintenant que vous avez trouvé les supports appropriés à vos besoins ainsi que l’organisation des documents, il va falloir parler de la classification périodique des documents. Il faudrait les ranger par ordre chronologique décroissant, du plus récent au plus ancien.
>→ Utilisez des intercalaires si c’est un classeur ou un porte-doc, des images si c’est un porte-vue ou encore des dossiers pour le numérique sur lesquels vous inscrivez les années, les mois ou encore les trimestres.

  • Trouver une place

Je vous conseillerais plutôt un endroit où seul les personnes de la maison ont (le droit d’)accès ou un mot de passe peu évidant auquel on ne pensera pas facilement, si vous sauvegardez vos documents sur ordinateur. Évitons toutes surprises désagréables.

t; »>Cela paraît plus évident maintenant, n’est-ce pas ? L’avantage de tout ça, c’est qu’on gagne énormément de temps. Vous avez un rendez-vous et on vous demande d’apporter votre facture d’électricité de 2013, no problémo. Primo, vous savez où se trouve toutes vos factures d’électricité, secundo, vous savez où allez dans le classeur et tertio vous n’avez pas eu à retourner toute la maison pour une facture.

J’espère en tout cas que mon article vous aura aidé à mettre un peu d’ordre dans le désordre.

Et toi, comment organises-tu tes papiers administratifs ? Est-ce un plaisir pour toi ou une corvée ?

Mille bisous.

SHERYL – CHERRY

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14 Comments

  • Mimelia DC août 31, 2017 at 13 h 49 min

    Ah moi je suis contente de l’indépendance, l rangement des papiers, faire les courses, etc. ça ne me dérange pas ^^ Payer les factures non plus même si évidemment je préférerais garder l’argent pour autre chose haha
    Moi j’ai une étagère dans un meuble réservée pour tous ces documents et un dossier sur mon disque dur externe pour tout ce qui est numérique. Et sur mon étagère c’est ranger dans des fardes à rabats et des trieurs, tout est classé selon le job, le logement, l’administration concernée (papiers d’assurance maladie par exemple, etc.) 🙂

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    • Sheryl-Cherry août 31, 2017 at 20 h 23 min

      J’avoue qu’en soit, c’est la preuve que l’on assume nos responsabilités et que nous sommes prêts à prendre notre vie en main ! A oui, tu es du genre à séparer tous tes documents. Je pense aussi opter pour ce type d’organisation lorsque j’aurais plus de documents à classer, pour l’instant je me contente d’un trieur.
      Tu n’es pas trop perdu en utilisant des fardes à rabats ?

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  • Maman Écureuil août 31, 2017 at 15 h 51 min

    Je suis tellement désorganisée que j’ai trouvé le bon truc pour ranger mes papiers: mon mari loool

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    • Sheryl-Cherry août 31, 2017 at 20 h 18 min

      Il est vrai qu’à deux nous sommes plus forts et que l’on se complète ^^

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  • Le quotidien d'Emmanuelle août 31, 2017 at 17 h 45 min

    Je suis d’accord avec toi, le numérique a des avantages mais pour les documents administratifs je ne trouve pas que ce soit l’outil le plus pratique (nécessité d’une connexion, d’un appareil), ni le plus fiable (effectivement, si un problème sur l’ordinateur ou sur internet apparaît, risque de tout perdre). Merci pour ces étapes que tu partages dans ton article ! Il va justement falloir que je fasse le tri dans mon classement des papiers administratifs.

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    • Sheryl-Cherry août 31, 2017 at 20 h 17 min

      Je me sens moins seule, ça me rassure. Moi, j’ai décidé de refaire toute mon organisation!

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  • Chris septembre 2, 2017 at 7 h 49 min

    Je crois que ton article me rappelle qu un bon tri serait nécessaire dans mes papiers!!!

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    • Sheryl-Cherry septembre 2, 2017 at 15 h 22 min

      AH il faut bien ! Si on veut être zen et tranquil pendant 6 mois-1 an

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  • jessicachainebeautetmode novembre 1, 2017 at 21 h 26 min

    Sympa les petits conseil pour ma part c’est par catégories dans des feuilles de couleurs avec des trombone mais tout dans la même pochette et à la même place :p Mais j’imagine que quand j’aurai plus de papier ca fera beaucoup :p

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  • In my cocoon’ut janvier 17, 2018 at 21 h 21 min

    Sympa ton petit article !
    Pour ma part c’est rangement par thèmes par classeur dans un meuble IKEA ! J’aime que tout soit séparé !
    Gros bisous ! Pauline

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  • Justyne Blog mai 9, 2018 at 2 h 27 min

    Coucou,
    je reviens commenter un article de ton blog 🙂 que j’apprécie beaucoup au passage. Très épuré et joliment présenté dans les articles.
    L’organisation, l’administratif ça me connaît, je vais sûrement y passer les 40/50 prochaines années. Déjà ce qui est bon à rappeler c’est que certains papiers ne sont pas à garder définitivement, je pense notamment à des garanties d’appareils ou bien des factures d’opérateurs d’une ancienne adresse etc. Mais y a des choses qu’il faut garder et ce pendant très très longtemps. Ce lien https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134 liste tous les documents et la durée de conservation.

    Y a beaucoup de façon de faire. Mes parents ont plusieurs classeurs par Types de papier, et c’est classé du plus récent au plus ancien. De mon côté, je n’en ai pas tellement alors je fais tout par numérique. J’ai commencé à scanner les documents de mes parents aussi pour avoir tout en main. Sinon mes papiers sont dans un trieur pour les factures de garantie que je me suis amusée à classer par ordre alphabétique des expéditeurs. Puis comme souvent de fois, les tickets de caisse s’effacent, j’en garde une copie dans un dossier sur mon disque dur et j’ai appliqué un système de « nommage » des fichiers qui est très important pour pouvoir rechercher plus facilement. Quand ce n’est plus garantie = destructeur ou au feu ^^. Pour le reste de mes papiers, j’ai un gros classeur avec plusieurs « page d’intercalaires » (c’est des feuilles blanches dans pochettes transparentes) j’ai séparé mes cours du collège/lycée (bulletin de note, convocation d’examens) des diplômes, photos de classe, convention de stages. La plupart des documents que j’ai dedans, je les perforent et hop vite ranger ^^. Par contre, pour « Pôle Emploi » j’ai un dossier de présentation (acheté à Hema) pour y glisser mes feuilles, c’est plus pratique à transporter pour les RDV.
    Après, il faut tester plusieurs façons de faire. Ma grand-mère pour payer ses factures, avait autant d’enveloppe que d’organisme, ça lui permettait de gérer ses dépenses. 🙂
    A bientôt 🙂

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    • Sheryl-Cherry mai 9, 2018 at 11 h 24 min

      Merci beaucoup Justyne ! Heureuse que mon blog te plaise
      L’organisation est la clé pour une vie meilleure ! Le lien que tu as laissé est très utile
      J’aime beaucoup l’idée de classer ses factures en fonction des expéditeur par ordre alphabétique.. Une idée que je vais copier !
      J’espère que les personnes qui liront mon article après toi prendront le temps de lire ton commentaire. Il peut en aider plus d’un !
      Mille bisous

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      • Justyne Blog mai 9, 2018 at 15 h 50 min

        Avec plaisir 🙂
        Je t’avoue qu’en ce moment, c’est mes cours que j’essaie de classé et je n’arrive pas à trouver un bon moyen pour prendre mes notes et avoir tout à porter de main. En même pas 1 an, j’ai changé plusieurs fois de système, surement parce que j’aime le changement ? je n’en sais trop rien.. Si tu as des suggestions je suis preneuse haha.
        A bientôt & bisous à toi

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        • Sheryl-Cherry mai 9, 2018 at 20 h 09 min

          C’est avec plaisir que je t’aidera.. Je t’envoie un mail 🙂

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